¿Adicción a la Teconología? – Tips Para Ser Más Productivo
No puede esperar ser más productivo de la noche a la mañana.
Probablemente haya pasado años cultivando sus hábitos de trabajo, tanto buenos como malos, consciente o inconscientemente, y esos no cambiarán de inmediato.
Los pequeños ajustes pueden conducir a cambios más duraderos, pero pueden requerir tiempo y disciplina. Cuando lee un artículo de productividad como este, parece muy fácil pensar que es fácil. Pero no lo es. No escribo esto desde el punto de vista de un experto, sino de un compañero de trabajo en la lucha contra la distracción.
Así que sea paciente y amable a través de los momentos difíciles y vuelva a intentarlo.
Tabla de Contenidos
Cómo ser más productivo: 18 consejos principales
| Parte I: Trabajo y eficiencia [pase a la Parte I] |
Parte II: Mente, cuerpo y alma [pase a la Parte II] |
| 1.Haga una lista razonable de tareas pendientes | 10. Identifique sus patrones de trabajo personales |
| 2. Establezca pequeñas metas para las tareas. | 11. Calcula tus 2 horas pico |
| 3. Concéntrese en un objetivo a la vez | 12. Tirar cosas y ordenar |
| 4. Deje de realizar múltiples tareas | 13. Camine o haga ejercicio |
| 5. Encuentre un método para delegar y hacer un seguimiento | 14. Detener |
| 6. Cree un panel proactivo | 15. Sea responsable ante otra persona |
| 7. Elija una tarea y luego hágalo | 16. Pide ayuda |
| 8. Siga la regla de las 2 pizzas para las reuniones | 17. Obtener la luz del sol |
| 9. Agrupe tareas similares juntas | 18. Ponte cálido y tierno |
Cómo ser más productivo: Parte I – Trabajo y eficiencia
1. Haga una lista razonable de tareas pendientes. ..
… Y no te abrumes. Las listas de tareas a menudo fallan porque las hacemos demasiado complejas o porque las tareas son desiguales . Algunas tareas llevarán mucho tiempo, otras no tardarán en absoluto. Esto crea un desequilibrio en la forma en que distribuimos nuestro tiempo. Lo que sucede entonces es que nuestra lista de tareas pendientes se convierte en una herramienta de procrastinación. Sí, eso es correcto. Porque luego hacemos las cosas fáciles y luego nos distraemos mucho en las cosas difíciles.
No mientas, ya lo has hecho antes. Entonces necesitas administrar mejor tu lista de tareas pendientes .
2. Establezca pequeñas metas para las tareas.
Con cada nuevo proyecto o asignación, el alcance puede parecer demasiado grande. Pero una vez que comience a analizarlo y se dé cuenta de lo que se puede lograr, notará cómo cada parte se basa en la otra.
Una de las cosas más fáciles y prácticas que puede hacer es dividir su proyecto en metas más pequeñas.
- ¿Cuáles son las piezas y los activos necesarios?
- ¿Con quién necesitas hablar primero?
Divida la información clave antes de establecer líneas de tiempo y luego estime cuánto tiempo le tomará lograr.
Comprender el alcance de lo que se pregunta, poner los pasos en su lugar y luego estimar el tiempo necesario le ayudará a comprender lo que se pregunta. A veces, lo que parece un gran proyecto no llevará mucho tiempo, o viceversa.
3. Concéntrese en un objetivo a la vez.
Acabamos de hablar sobre cómo debe acostumbrarse a establecer pequeñas metas para las tareas. Ahora pasamos a enfocarnos en uno a la vez. Con suerte, esbozar su proyecto con anticipación en la sección anterior le permitirá saber qué tareas son más importantes, pero ¿cómo determina su organización qué es lo importante? En última instancia, le corresponde a su equipo decidir, pero puede realizar un seguimiento de los OKR, los KPI y otras métricas para indicar la productividad.
Cualquiera que sea la prioridad de su empresa, es su trabajo ejecutarla. Prueba la regla 90-90-1. También funciona si está dirigiendo un equipo.
Esto es lo que debe hacer: Dedique los primeros 90 minutos de su día durante 90 días a la tarea más importante. Sugerido por el gurú de recursos humanos, Robin Sharma , centrará sus prioridades antes de que el día empiece realmente.
También es muy práctico. No es gastar todo el tiempo todos los días en una sola cosa.
También puede configurar proyectos para centrarse en este único objetivo y asegurarse de que se alinee con los objetivos generales de su empresa.
4. Deje de realizar múltiples tareas.
Mientras estamos en el tema de enfocarnos en una tarea u objetivo a la vez, hablemos de multitarea. Es fácil distraerse e intentar trabajar en varias tareas, pero la realidad es que te hace MENOS productivo.
El constante cambio de tareas nos hace sentir más cansados y reduce la productividad. Se necesita energía cerebral para cambiar y cambiar tan a menudo. No estamos siendo más productivos, estamos revisando la superficie de las cosas. El entorno de trabajo moderno no lo ayudará en su búsqueda por estar más concentrado; es una tarea prácticamente imposible cuando Slack, Skype y Salesforce están compitiendo por nuestra atención.
Aquí hay una cita de una persona con más credenciales que yo. Un profesor de neurociencia conductual, Daniel Levitin en McGill, dice:
«Ese cambio tiene un costo biológico que termina haciéndonos sentir cansados mucho más rápido que si mantenemos la atención en una cosa». ¿Y sabes qué más? La cafeína no necesariamente nos ayudará. De hecho, probablemente solo necesitemos tomarnos un descanso por un tiempo… La gente come más, toma más cafeína. A menudo, lo que realmente necesitas en ese momento no es cafeína, sino solo un descanso. Si no toma descansos regulares cada dos horas, su cerebro no se beneficiará de esa taza extra de café «.
Ay. No le digas a mi barista favorito.
Para detener realmente la multitarea, es posible que necesite aplicaciones que le impidan hacer clic. Esto mantendrá a raya las distracciones, especialmente para nosotros, los consumidores constantes.
5. Encuentre un método para delegar y hacer un seguimiento.
Una cosa es darle tareas y proyectos a su equipo; otra cosa es asegurarse de que terminen el trabajo y lo hagan. Luego, pasarlo por aprobaciones es otra parte del pastel que debe abordar.
Encontrar un método confiable para rastrear los proyectos de su equipo hará que su trabajo sea más eficiente. Las herramientas de colaboración y el software de gestión de proyectos como Workzone definitivamente pueden ayudar con esto, pero también debe comprometerse a usar herramientas como esta para no decepcionar a sus compañeros de trabajo. Pero su parte individual también es importante en esto. Cuanto más actualice y realice el seguimiento de los próximos pasos, también ayudará a sus compañeros de trabajo a mantenerse encaminados.
6. Cree un panel proactivo.
Esta idea es de Noah Kagan, el fundador de AppSumo . Básicamente, esta es una lista de tareas medible. Si nota que una determinada tarea está teniendo un gran efecto en nuestro negocio o es una tarea necesaria que debe seguir haciendo, indique la cantidad de veces que debe hacer esa tarea cada semana. El objetivo aquí es registrar las entradas, no solo los resultados.
Esto es especialmente útil para los especialistas en marketing. Si sabe que necesita tuitear o escribir una cierta cantidad de publicaciones de LinkedIn, puede enumerarlas y asegurarse de hacer ese número para la semana. Aquí hay un ejemplo de mi panel proactivo:
Mire este video de Noah Kagan para obtener su propia plantilla de panel proactiva.
Otra forma de utilizar un panel proactivo es utilizar el software de gestión de proyectos de su equipo durante las reuniones del equipo para realizar un seguimiento del progreso de los proyectos. Hay muchas alternativas , incluido el software Gantt Chart .
7. Elija una tarea y luego hágala.
Esto es muy difícil porque a veces nuestros proyectos no son un trabajo de 30 minutos o una hora. Puede llevar 8 horas o varios días. ¿Entonces cuál es la respuesta? Divídalo en una tarea y luego hágalo hasta que se complete. Pero, ¿cuánto tiempo debería ser? ¿Y que es razonable? Creo que la mayoría de nuestros días se dividen en segmentos de horas. Que entonces es realmente de 45 a 50 minutos. Tenemos reuniones que comienzan en hora, toman la hora del almuerzo o programan una llamada por una hora. Trabajar constantemente durante 45 minutos en una cosa tiene sentido, pero es muy difícil.
La técnica Pomodoro sugiere bloques de tiempo de 25 minutos, con descansos cortos de 5 minutos, seguidos de descansos más largos más adelante.
Pomodoro le ayuda a eliminar las interrupciones y le ayuda a estimar cuánto tiempo le llevará una determinada tarea. Lea más sobre la técnica Pomodoro en este artículo .
8. Siga la regla de las 2 pizzas para las reuniones.
Las reuniones definitivamente pueden ralentizar el impulso, especialmente cuando hay una gran multitud de 30 personas para «intercambiar ideas». Sabemos cómo va eso. Hablarán las mismas personas que siempre hablan. Los silenciosos se quedarán callados.
Si tienes que pedir más de 2 pizzas para alimentar al equipo con el que te vas a reunir, entonces es demasiado grande. No habrá suficiente discusión. No se expresarán suficientes ideas. En cambio, si tiene un equipo compuesto solo por personas que comerían dos pizzas, surgirán ideas más vibrantes. Más personas no necesariamente equivalen a mejores ideas o acciones más rápidas. Ralentiza considerablemente las cosas.
La gente está menos interesada y se siente menos responsable personalmente si la idea se estanca y se estanca. Se pierde la responsabilidad.
9. Agrupe tareas similares.
Cuando cambiamos de tarea, naturalmente creamos fricción. Arranque y parada. Abriendo y cerrando. Principio y final. Todos esos pequeños momentos se acumulan y rompen nuestra concentración. Luego nos distraemos y olvidamos por qué estábamos revisando algo en primer lugar. Pero la forma de reducir el cambio entre tareas es agrupar las similares. No responda a un solo correo electrónico y luego continúe. Responda a todos ellos y luego no regrese hasta varias horas después. O agrupe todos sus correos electrónicos.
Cómo ser más productivo: Parte II – Mente, cuerpo y alma
10. Identifique sus patrones de trabajo personales.
Hacer un seguimiento de su tiempo, incluso si nadie se lo está pidiendo, puede ayudarlo a comprender sus hábitos de trabajo y la hora del día en que termina el trabajo con más éxito. En realidad, esto podría ser la clave para ser más productivo porque aprender de sus patrones le permitirá concentrarse en dónde está (y dónde no) es más productivo.
Hacer un seguimiento de su tiempo de manera eficiente, saber cuáles son sus hábitos tecnológicos, desde que revisa su correo electrónico hasta la frecuencia con la que revisa sus sitios web o redes sociales favoritos, puede afectar su jornada laboral en gran medida. Consulte las extensiones de navegador como Freedom que limitan el tiempo en sitios sociales o sitios no laborales. ¡¡Esto requiere disciplina !!
Al reorganizar algunas de esas cosas, es posible que pueda hacer más cosas. Hacer un seguimiento de su tiempo durante una semana o dos lo ayudará a ver dónde pasa su tiempo y lo ayudará a estimar mejor sus objetivos desde el n. ° 1 un poco mejor la próxima vez. La próxima vez que se le pida que repita una tarea, tendrá una mejor idea de la cantidad de tiempo necesario.
También notará áreas problemáticas, donde tiende a ser menos productivo o identifica ciertas peculiaridades de programación con las que puede solucionar, como reuniones o citas semanales o incluso cuando ese compañero de trabajo viene a charlar durante unos minutos.
Un método que puede ayudar es un diario de viñetas . Este es mi desglose favorito de cómo hacer que eso suceda, ¡completo con símbolos!
11. Calcula tus 2 horas pico.
Algunos de nosotros somos mañaneros, otros somos noctámbulos. Con el entorno empresarial moderno cambiando, es posible que haya formas de adaptarse a su energía natural más que nunca.
Quizás “la oficina” no abra hasta las 9 am, pero su energía creativa máxima es de 5 am a 7 am. Personalmente, me encuentro más productivo cuando la mayoría de las personas terminan su día, alrededor de las 4 p.m. a 7 p.m. y luego después de las 8 p.m. A menudo, a propósito me tomo parte de ese tiempo o programo tareas menos estratégicas durante las horas en las que no estoy tan comprometido. Se sugiere que deberíamos encontrar al menos 2 horas al día para sumergirnos en el trabajo estratégico más duro y dejar las otras horas para reuniones o tareas menos urgentes.
También identificará patrones y cuándo podría participar en un «trabajo profundo» o la idea de un trabajo enfocado durante períodos de tiempo más prolongados. Este es un concepto de productividad del profesor de Georgetown Cal Newport . Algunos trabajos (como responder correos electrónicos) son superficiales, mientras que otros (como crear nuevos conceptos de campaña o una edición intensa de fotografías) pueden necesitar más tiempo para concentrarse o «trabajo profundo».
12. Tirar las cosas y ordenarlas.
¿Sabía que su entorno físico afecta su trabajo y productividad? Y no me refiero solo a si trabajas en una oficina «genial» o no. Dependiendo de su empresa y su función en la empresa, eso está en gran medida fuera de su control. Pero puedes controlar tu espacio de trabajo.
Te ayuda a ser más productivo cuando no tienes que buscar y picotear lo que sea que te falta. Ahorrará tiempo si no lo hace. También obtendrá más claridad y concentración para las tareas que tenga entre manos. Vea más consejos aquí.
13. Encuentre tiempo para caminar o hacer ejercicio.
He trabajado en parques de oficinas, en distritos comerciales del centro y desde casa. Y en todos los lugares trato de encontrar tiempo para caminar al menos una vez al día. Eso podría ser en el estacionamiento, en la calle o en el parque, y es más refrescante que cualquier cosa en las redes sociales.
No se trata de mantenerse en forma o perder peso, no es que sean cosas malas. Pero el ejercicio puede ayudarlo a ser más productivo porque aumenta su estado de alerta. Debido a que aumenta el flujo sanguíneo y la salud cardiovascular, estará menos ansioso, más concentrado y más capaz de lidiar con el estrés.
14. Deténgase …
… Y reflexiona. Cuando usted es responsable de hacer que varios proyectos salgan adelante, debe dar un paso atrás y ver qué funciona, qué no, qué debe priorizarse y qué debe cambiarse. Construir a tiempo para revisar no es una pérdida de tiempo, sino que optimiza su trabajo en el futuro. Para obtener más información sobre la reflexión posterior al proyecto, consulte esta publicación.
15. Sea responsable ante otra persona.
Para aquellos que trabajan en equipo, esto parece obvio. El uso de un sistema de gestión de proyectos automatizado le notificará la próxima tarea cuando esté terminada. Pero es posible que también necesite responsabilidad en las tareas diarias. Por ejemplo, si lograra los objetivos en su panel de control proactivo (ver #…), o dedicara otro tiempo a la lluvia de ideas estratégicas o la configuración de campañas.
Encuentra a alguien en quien confíes que te apoye y no te golpee por tu fracaso. Necesitas un animador. Este podría ser su supervisor, pero lo más probable es que sea un colega que puede ayudarlo a mantenerse encaminado. Y tal vez tú también puedas ayudarlos.
16. Pide ayuda con cosas que no entiendes.
Si eres orgulloso (¡como yo!), No te gusta pedir ayuda en cosas que crees que deberías poder hacer. Esto se manifiesta en mi vida al tomar demasiado tiempo tratando de formatear una hoja de Excel o crear la presentación perfecta de Powerpoint. En cambio, las personas inteligentes piden ayuda . Y sus colegas los consideran más inteligentes.
Sin mencionar que esto podría ahorrarle mucho tiempo a largo plazo. Sí, puede ser difícil al principio dedicar unos minutos adicionales aquí y allá para ver un video o llamar a una línea de asistencia, pero al final, te ayudará a ser más eficiente con esas tareas.
17. Obtenga luz solar.
Ahora que más trabajadores se han trasladado a entornos remotos, este consejo de productividad es más relevante que nunca. Según un estudio realizado en 2018 por el profesor de la Universidad de Cornell, el Dr. Alan Hedge, titulado Daylight & The Workplace Study: cómo la luz natural mejora la salud, el bienestar y la productividad de los trabajadores, aumentará su productividad y su estado de alerta con más luz natural. ¿Por qué cree que las oficinas con ventanas tienen tanta demanda? También afecta la sincronización del reloj circadiano, lo que luego afecta su vigilia y fatiga.
«Los trabajadores en oficinas con luz natural optimizada informaron una caída del 51 por ciento en la incidencia de fatiga visual y una caída del 63 por ciento en la incidencia de dolores de cabeza, los cuales pueden restar valor
a la productividad».
Estudio sobre la luz del día y el lugar de trabajo: cómo la luz natural mejora la salud, el bienestar y la productividad de los trabajadores.
Solía trabajar en edificios de oficinas donde también me encontraba en medio del piso o atrapado en una sala de conferencias sin ventana. Además, donde yo vivo oscurecía temprano en el invierno, incluida la última parte de la jornada laboral. No es bueno. ¿Qué puedo hacer? Compré una caja de luz para darle un brillo extra a mi espacio de trabajo. Pruébelo si se encuentra en una posición similar.
18. Mira imágenes de animales tiernos.
Esto es un poco loco y es posible que no lo crea, pero compartir y ver imágenes de imágenes de animales lindos en realidad aumenta la capacidad de atención y la productividad. ¿No me crees? Ésta es ciencia incondicional. Si tiene un problema con esto, entonces tiene un problema con la ciencia misma (j / k). Pero en serio, un estudio japonés midió el rendimiento después de observar animales lindos. Sí, en realidad hicieron esto .
Aquí hay una cita del estudio: «Los resultados muestran que los participantes realizaron tareas que requerían atención enfocada con más cuidado después de ver imágenes lindas».
¿Puedes creerlo? Aquí esto te ayudará:
Tip PRO – modafinilo!
Si quieres un tip pro, te presento el modafinilo. La «droga inteligente» secreta por la que juran muchos directores generales y fundadores de empresas, el modafinilo es uno de los fármacos originales que iniciaron el mundo de los nootrópicos. El Modafinil no es en realidad un suplemento, sino un medicamento que (actualmente en Estados Unidos) hay que recetar.
Se suele administrar para el trastorno del sueño por turnos. Se trata de un trastorno del sueño que se da con mayor frecuencia en aquellas personas que tienen que trabajar en horarios extraños y deben estar despiertos mientras trabajan (por ejemplo, los camioneros que tienen que trabajar en horarios extraños e inesperados). El modafinilo es conocido por ser «lo mejor de lo mejor» en lo que se refiere a nootrópicos, pero sólo está disponible para aquellos a los que se les prescribe. Por esa razón, te lo decimos al final, como una manera de escoger una atajo (no es una recomendación esto). En comprar modafinilo puedes saber más.
Conclusión
Entonces, ¿cómo ser más productivo? Ha leído ahora que no existe una forma segura de aumentar la productividad. El aumento de la productividad es altamente personalizado y posiblemente no todos estos consejos funcionarían para usted o su equipo. Quizás una combinación de identificar sus horas pico y aumentar la responsabilidad funcionaría de maravilla.
Sin embargo, una forma de hacer que su equipo sea más productivo es utilizar un software de gestión de proyectos diseñado para una adopción total a través de una capacitación ilimitada y una mano amiga de las personas que se preocupan. Comuníquese con nosotros para que su equipo esté en sintonía y entregue más proyectos a tiempo.